Wie viele Mahnungen bis Inkasso: Das sollten Sie wissen

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Mahnung ist nicht zwingend erforderlich, sobald eine Rechnung fällig ist und der Schuldner nicht zahlt.
• Mit Ablauf des vereinbarten Zahlungsziels tritt automatisch Zahlungsverzug ein.
• In der Praxis ist es empfehlenswert, zumindest eine Mahnung zu versenden, da Zahlungsverspätungen oft auf ein Versehen zurückgehen.
• Viele Unternehmen nutzen diese drei Schritte: eine freundliche Zahlungserinnerung, eine zweite Mahnung mit Fristsetzung und anschließend die Übergabe an ein Inkassounternehmen.
• Zu langes Mahnen schwächt die eigene Position und senkt die Zahlungsbereitschaft des Kunden. Konsequentes Handeln erhöht die Erfolgschancen.
• Bestreitet der Schuldner die Forderung, erfolgt eine rechtliche Prüfung und gegebenenfalls die Einleitung gerichtlicher Schritte.
• Die meisten Forderungen können durch das Inkasso innerhalb weniger Wochen realisiert werden.

Bleibt eine Rechnung unbezahlt, fragen sich viele Unternehmer und Selbstständige, wie oft sie mahnen sollten, bevor ein Inkassounternehmen eingeschaltet wird. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie viele Mahnungen wirklich nötig sind und welche rechtlichen Vorgaben dabei gelten. Sie lesen außerdem, wann der richtige Zeitpunkt gekommen ist, ein Inkassobüro mit der Forderungseinziehung zu beauftragen und wie Sie dabei strukturiert und konsequent vorgehen, damit offene Rechnungen nicht zur Belastung werden.

Wie viele Mahnungen sind gesetzlich vorgeschrieben?

Viele Unternehmer gehen davon aus, dass offene Rechnungen erst nach mehreren Mahnungen an ein Inkassobüro übergeben werden dürfen. Tatsächlich sieht das österreichische Recht keine Pflicht zu wiederholten Mahnungen vor. Sobald eine Rechnung fällig ist und der Schuldner nicht bezahlt, darf der Gläubiger seine Forderung grundsätzlich sofort weiterverfolgen – auch ohne vorherige Mahnung.

Mit dem Ausstellen einer Rechnung entsteht die Verpflichtung des Schuldners, den Betrag innerhalb der vereinbarten Frist zu begleichen. Diese Frist kann unmittelbar nach Erhalt der Rechnung beginnen, bei Lieferung der Ware oder zu einem konkret festgelegten Termin, etwa „zahlbar binnen 14 Tagen“. Wird die Zahlung nicht fristgerecht geleistet, tritt automatisch Zahlungsverzug ein. Ab diesem Zeitpunkt dürfen Verzugszinsen verrechnet werden. Im Verbrauchergeschäft beträgt der gesetzliche Zinssatz derzeit 4 Prozent pro Jahr, im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen können vertraglich auch höhere Zinssätze vereinbart werden.

Wie viele Mahnungen sind sinnvoll, auch wenn sie nicht vorgeschrieben sind?

Wie gesagt, rein rechtlich wäre der Übergang zum Inkasso bereits am Tag nach Fälligkeit möglich. Aus kaufmännischer Sicht ist es jedoch empfehlenswert, zunächst zumindest eine Mahnung zu versenden, da Zahlungsverspätungen häufig auf ein Versehen zurückgehen.

Viele Betriebe verschicken bis zu drei Mahnungen, bevor sie den Fall an ein Inkassobüro weiterleiten. Das kann sinnvoll sein, solange der Ablauf klar geregelt bleibt und die Kommunikation nicht zu lange dauert. Je früher gehandelt wird, desto größer ist die Chance, dass die Forderung erfolgreich eingezogen werden kann – insbesondere bevor finanzielle Schwierigkeiten beim Schuldner eintreten oder die Forderung zu verjähren droht.

Wer über längere Zeit immer neue Fristen setzt, wirkt nachgiebig. Das schwächt die eigene Position und verringert die Zahlungsbereitschaft des Kunden.

Ein klar strukturierter Ablauf in drei Schritten hat sich in der Praxis bewährt:

1. Erste Zahlungserinnerung – freundlich und kurz nach Ablauf der Frist

2. Zweite Mahnung mit neuer Fristsetzung – bestimmt, aber sachlich formuliert

3. Einschaltung des Inkassos, wenn keine Reaktion erfolgt

So handeln Sie konsequent, bleiben professionell und sparen wertvolle Zeit.

Was passiert nach der letzten Mahnung?

Bleibt auch auf die letzte Mahnung keine Reaktion, ist der Zeitpunkt gekommen, den Vorgang weiterzugeben. Ein Inkassounternehmen übernimmt dann die offene Forderung und führt die gesamte Kommunikation mit dem Schuldner. Ziel ist zunächst, eine außergerichtliche Einigung zu erzielen.

In vielen Fällen lässt sich auf diesem Weg noch eine Zahlung erreichen. Zeigt der Schuldner jedoch keinerlei Bereitschaft, kann das Inkassounternehmen das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Ziel ist es, einen vollstreckbaren Titel zu erhalten, mit dem die Forderung im Ernstfall zwangsweise eingetrieben werden kann.

Wenn der Kunde die Forderung bestreitet

Bestreitet der Schuldner die Forderung, wird zunächst geprüft, ob der Anspruch rechtlich durchsetzbar ist und ob ein gerichtliches Vorgehen wirtschaftlich sinnvoll erscheint.

Bei Liquida Inkasso erfolgt diese Prüfung in Zusammenarbeit mit einer spezialisierten Partnerkanzlei. Dort werden die Erfolgsaussichten einer Klage bewertet und die nächsten Schritte empfohlen.

Erweist sich eine gerichtliche Geltendmachung als sinnvoll, kann beim zuständigen Bezirksgericht ein Zahlungsbefehl im Rahmen des Mahnverfahrens beantragt oder direkt Klage eingereicht werden. Erhebt der Schuldner Einspruch, wird das Verfahren vor Gericht fortgesetzt, bis eine Entscheidung vorliegt.

Wie lange dauert es, bis ich durch das Inkasso mein Geld erhalte?

Die Dauer eines Inkassoverfahrens hängt von verschiedenen Faktoren ab, etwa von der Art des Schuldners, dessen Sitz sowie der Höhe der offenen Forderung.

Liquida bearbeitet jedes Jahr zahlreiche Fälle und die meisten davon können bereits innerhalb weniger Wochen erfolgreich abgeschlossen werden. Viele Schuldner reagieren schon auf die erste Inkassoaufforderung und begleichen den offenen Betrag rasch.

Im Durchschnitt werden bei Liquida rund 65 Prozent der Forderungen innerhalb von 40 Tagen realisiert, nach 120 Tagen sind es etwa 86 Prozent. Im Rahmen einer kostenlosen Beratung erhalten Sie eine realistische Einschätzung, die auf Erfahrungen aus Ihrer Branche basiert.

Fazit: So viele Mahnungen sind vor dem Inkasso wirklich nötig

Rein rechtlich ist es nicht erforderlich, vor der Übergabe einer offenen Forderung an ein Inkassounternehmen eine Mahnung zu versenden. Aus kaufmännischer Sicht ist es jedoch sinnvoll, dies zu tun, da viele Zahlungsverzögerungen lediglich auf ein Versehen zurückgehen. Entscheidend ist, konsequent zu handeln und bei ausbleibender Reaktion rasch das Inkasso einzuschalten. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Liquidität und sichern Ihre Forderungen zuverlässig ab.

Wie Liquida Inkasso Sie unterstützt

Liquida bietet umfassende Unterstützung durch erfahrene Spezialisten mit langjähriger Branchenerfahrung. Mit einem klar strukturierten, mehrstufigen Verfahren, das bei außergerichtlichen Maßnahmen beginnt und bis zur Einleitung rechtlicher Schritte reicht, sorgt Liquida für einen professionellen und erfolgreichen Forderungseinzug.

Über das Kundenportal haben Sie jederzeit Einblick in Ihre laufenden Fälle. Volle Transparenz und vollständige Akteneinsicht gewährleisten, dass Sie stets bestens über den aktuellen Stand informiert sind.

Auf Wunsch übernehmen wir den gesamten Mahnprozess für Sie. Damit entfallen Aufwand, Terminüberwachung und die Erstellung von Schreiben. Alle Dokumente können individuell angepasst und auf Ihrem eigenen Briefpapier versendet werden, sodass Ihr Unternehmensauftritt erhalten bleibt und Sie sich vollständig auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.