Kunde zahlt Rechnung nicht – was tun in solchen Fällen?

Das Wichtigste in Kürze

• Zahlt ein Kunde eine Rechnung nicht fristgerecht, gerät er nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist automatisch in Zahlungsverzug. Eine Mahnung ist rechtlich nicht zwingend erforderlich.
• Eine freundliche Zahlungserinnerung ist meist der erste sinnvolle Schritt, da Rechnungen übersehen oder Zahlungen bereits veranlasst worden sein können.
• Bleibt die Zahlung aus, folgt eine Mahnung mit klarer Fristsetzung. Ab diesem Zeitpunkt können Verzugszinsen und vereinbarte Mahnkosten geltend gemacht werden.
• Ein persönliches Gespräch kann helfen, die Gründe für die Nichtzahlung zu klären. Dies setzt jedoch Zeit sowie die entsprechende Bereitschaft voraus.
• Reagiert der Kunde weiterhin nicht, kann ein Inkassounternehmen eingeschaltet werden, das die außergerichtliche Durchsetzung der Forderung übernimmt.
• Scheitern außergerichtliche Maßnahmen, kann die Forderung über ein gerichtliches Mahnverfahren geltend gemacht werden, um einen vollstreckbaren Exekutionstitel zu erlangen.

Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht fristgerecht begleicht, bringt das für Unternehmer oft spürbare Schwierigkeiten mit sich. Ausstehende Zahlungen wirken sich unmittelbar auf die Liquidität aus und verursachen zusätzlichen organisatorischen Aufwand. Zeit und Ressourcen werden gebunden, die an anderer Stelle fehlen. Entsprechend groß ist häufig die Unsicherheit darüber, wie in solchen Fällen sinnvoll vorzugehen ist.

Diese Unsicherheit ergibt sich vor allem aus den unterschiedlichen Handlungsoptionen. Während manche Unternehmer mehrfach an die Zahlung erinnern und auf eine nachträgliche Begleichung hoffen, ziehen andere frühzeitig externe Unterstützung in Betracht, um weitere Verzögerungen zu vermeiden.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Schritte bei unbezahlten Rechnungen sinnvoll sind. Sie erhalten einen Überblick über die gängigen Maßnahmen, von der ersten Zahlungserinnerung bis hin zu rechtlichen Möglichkeiten im Rahmen eines gerichtlichen Verfahrens.

Zahlungsverzug

Um bei unbezahlten Rechnungen richtig handeln zu können, ist es entscheidend zu wissen, ab wann sich ein Kunde tatsächlich im Zahlungsverzug befindet.

Von Zahlungsverzug spricht man, wenn eine Rechnung trotz abgelaufener Zahlungsfrist nicht beglichen wird. Maßgeblich ist dabei die auf der Rechnung vereinbarte Frist, etwa zahlbar binnen 14 Tagen, ein konkret genanntes Fälligkeitsdatum oder der Zeitpunkt der Leistungserbringung. Erfolgt bis dahin kein Zahlungseingang, tritt der Zahlungsverzug automatisch ein. Eine gesonderte Mahnung ist rechtlich nicht erforderlich.

Voraussetzung für weitere Schritte ist, dass die Forderung berechtigt ist. Das bedeutet, es besteht ein wirksames Vertragsverhältnis, die vereinbarte Leistung wurde vollständig erbracht und die Rechnung korrekt erstellt sowie zugestellt. Sind diese Voraussetzungen erfüllt und bleibt die Zahlung aus, darf der Gläubiger seine Forderung weiterverfolgen.

Zahlungserinnerung

Wird eine Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten Frist beglichen, empfiehlt es sich, den Kunden zeitnah auf die offene Zahlung hinzuweisen. In der Praxis erfolgt dies meist durch eine Zahlungserinnerung. Sie stellt den ersten Schritt dar, um den Schuldner sachlich auf die offene Forderung aufmerksam zu machen und die Begleichung anzustoßen.

Das erste Schreiben ist bewusst zurückhaltend formuliert, da nicht immer von einer bewussten Nichtzahlung auszugehen ist. Rechnungen können übersehen worden sein oder die Zahlung wurde bereits veranlasst, ist jedoch aufgrund von Banklaufzeiten noch nicht ersichtlich.

Ein freundlicher Ton ist gerade bei der ersten Erinnerung empfehlenswert. Eine höfliche Ansprache führt häufig zu einer raschen Reaktion und zeigt, dass das Unternehmen Wert auf einen respektvollen Umgang legt. Ein zu scharfer Ton kann hingegen die Kundenbeziehung unnötig belasten.

Tipp: Legen Sie der Zahlungserinnerung eine Kopie der offenen Rechnung bei. Zusätzlich kann ein kurzer Hinweis sinnvoll sein, dass sich der Kunde bei Fragen oder Unklarheiten jederzeit melden kann.

Gespräch mit Kunden

Ein persönliches Gespräch mit dem Kunden kann oft dazu beitragen, offene Rechnungen zu klären. In einem kurzen Austausch lassen sich die Ursachen für eine Verzögerung meist schnell feststellen. Unklarheiten können mündlich häufig einfacher gelöst werden als ausschließlich durch schriftliche Kommunikation.

Voraussetzung dafür sind jedoch ausreichend Zeit, personelle Ressourcen und ein professioneller Umgang. Ein Telefonat kann konstruktiv verlaufen, ist jedoch nicht immer einfach. Nicht jedes Unternehmen verfügt über die Kapazitäten, solche Gespräche regelmäßig zu führen.

Manche Kunden äußern erst im direkten Kontakt, dass sie mit einer Lieferung oder einer erbrachten Leistung unzufrieden sind. In solchen Fällen kann gemeinsam nach einer Lösung gesucht werden. Andere Kunden befinden sich vorübergehend in finanziellen Schwierigkeiten und sind nicht in der Lage, den offenen Betrag sofort zu begleichen.

Ist der Kunde nicht erreichbar oder zeigt keine Bereitschaft zur Klärung, sollten weitere Maßnahmen ergriffen werden.

Mahnung

Bleibt eine Zahlung trotz vorheriger Erinnerung weiterhin aus, folgt als nächster Schritt die Mahnung. Mit ihr wird der Schuldner ausdrücklich aufgefordert, die offene Forderung innerhalb einer bestimmten Frist zu begleichen. Im Vergleich zur Zahlungserinnerung ist die Mahnung verbindlicher formuliert und weist deutlich auf den bestehenden Zahlungsverzug hin.

Mit dem Eintritt des Zahlungsverzugs können zusätzliche Kosten entstehen. Für verspätete Zahlungen fallen Verzugszinsen an, die sofern nichts anderes vereinbart wurde 4 Prozent pro Jahr betragen. Zusätzlich können Mahnspesen verrechnet werden, sofern diese in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorgesehen und nicht unangemessen hoch sind.

Gesetzlich ist keine bestimmte Anzahl an Mahnungen vorgeschrieben. Es ist daher nicht erforderlich, mehrere Mahnschreiben zu versenden, bevor weitere rechtliche Schritte gesetzt werden. Befindet sich der Kunde im Zahlungsverzug, kann die Forderung grundsätzlich auch unmittelbar gerichtlich geltend gemacht werden.

Die Mahnung dient somit dazu, dem Schuldner die Ernsthaftigkeit der Situation klar vor Augen zu führen und eine letzte Klärung zu ermöglichen.

Inkassoverfahren

Erfolgt selbst auf die letzte Mahnung keine Reaktion, ist es sinnvoll, den Fall abzugeben. Ein Inkassounternehmen übernimmt die offene Forderung und kümmert sich um deren konsequente Durchsetzung. Es führt die gesamte Kommunikation mit dem Schuldner und versucht zunächst, eine außergerichtliche Lösung zu erzielen. In vielen Fällen lässt sich der ausstehende Betrag auf diesem Weg vollständig einbringen.

Wie arbeiten Inkassounternehmen?

Inkassounternehmen verfolgen das Ziel, eine rasche und kosteneffiziente außergerichtliche Lösung zu erreichen. Dazu werden verschiedene Maßnahmen eingesetzt, etwa schriftliche Aufforderungen, telefonische Kontaktaufnahme oder digitale Kommunikation. Ziel ist es, den Schuldner zur freiwilligen Begleichung der offenen Forderung zu bewegen und gerichtliche Verfahren möglichst zu vermeiden.

Führen diese Schritte nicht zum Erfolg, können nach vorheriger Abstimmung gerichtliche Maßnahmen veranlasst werden. Diese reichen von der Einbringung einer Mahnklage über Exekutionsmaßnahmen bis hin zur langfristigen Überwachung eines vollstreckbaren Titels.

Vorab werden Bonität und Erfolgsaussichten geprüft, um sicherzustellen, dass weitere Schritte wirtschaftlich sinnvoll sind.

Was kostet ein Inkassounternehmen?

Ein Inkassoverfahren ist mit Kosten verbunden, die im Zuge der Bearbeitung einer offenen Forderung entstehen. Grundsätzlich sind diese Kosten vom Schuldner zu tragen, da sie durch seinen Zahlungsverzug verursacht werden.

Die Kosten für Inkassodienstleistungen sind in Österreich gesetzlich geregelt. Sie orientieren sich an der Höhe der Forderung, dem betriebenen Aufwand sowie den tatsächlich erbrachten Leistungen. Ersatzfähig sind ausschließlich zweckmäßige und notwendige Kosten. Die konkreten Höchstsätze sind in der Inkassoverordnung festgelegt.

Wann lohnt sich ein Inkassounternehmen?

Der Einsatz eines Inkassounternehmens ist insbesondere dann sinnvoll, wenn eigene Zahlungserinnerungen und Mahnungen ohne Erfolg bleiben. Wer über einen längeren Zeitraum selbst mahnt und telefonische Kontaktversuche unternimmt, bindet Zeit, Personal und finanzielle Ressourcen, ohne eine Zahlung sicherzustellen.

In solchen Fällen empfiehlt es sich, nicht weiter abzuwarten. Mit zunehmender Dauer sinkt erfahrungsgemäß die Zahlungsbereitschaft des Schuldners, wodurch sich die Erfolgsaussichten weiter verschlechtern.

Gerichtliches Mahnverfahren

Führen außergerichtliche Maßnahmen nicht zum Erfolg, kann die Forderung gerichtlich geltend gemacht werden, entweder direkt oder über ein Inkassounternehmen. Ziel ist es, einen vollstreckbaren Exekutionstitel zu erlangen, mit dem die Forderung zwangsweise durchgesetzt werden kann.

Im Rahmen einer Mahnklage erlässt das zuständige Gericht einen Zahlungsbefehl. Erfolgt innerhalb der vorgesehenen Frist kein Widerspruch, wird dieser rechtskräftig. Bei bestrittenen Forderungen wird ein ordentliches Klageverfahren durchgeführt.

Wie läuft das gerichtliche Mahnverfahren ab?

Das gerichtliche Mahnverfahren beginnt mit der Einbringung einer Mahnklage beim zuständigen Gericht. Es dient der schnellen Durchsetzung fälliger Geldforderungen bis zu 75.000 Euro. Eine vorherige Mahnung ist rechtlich nicht zwingend erforderlich.

Nach Einlangen der Klage erlässt das Gericht ohne mündliche Verhandlung einen bedingten Zahlungsbefehl. Dieser wird dem Schuldner zugestellt und fordert ihn zur Zahlung des offenen Betrags inklusive Zinsen und Kosten auf.

Ab Zustellung laufen verbindliche Fristen. Innerhalb von 14 Tagen kann bezahlt werden, alternativ kann innerhalb von vier Wochen Einspruch erhoben werden. Erfolgt weder eine Zahlung noch ein Einspruch, wird der Zahlungsbefehl rechtskräftig und stellt einen Exekutionstitel dar. Auf dieser Grundlage können weitere Exekutionsmaßnahmen eingeleitet werden.

Wann lohnt sich ein gerichtliches Mahnverfahren?

Ein gerichtliches Mahnverfahren ist dann sinnvoll, wenn außergerichtliche Maßnahmen erfolglos geblieben sind und die Forderung nicht bestritten wird. Erhebt der Schuldner Einspruch, wird das Verfahren vor Gericht fortgeführt, bis eine Entscheidung getroffen wird.

Bei Liquida Inkasso erfolgt die rechtliche Einschätzung in enger Zusammenarbeit mit einer spezialisierten Partnerkanzlei. Diese prüft die Erfolgsaussichten einer Klage und berät über das weitere Vorgehen. Zusätzlich wird eine Bonitätsprüfung durchgeführt, um die wirtschaftliche Situation des Schuldners einschätzen zu können.

Bleibt die Forderung trotz Vollstreckungsmaßnahmen offen, bietet ein Inkassounternehmen im Rahmen des Dubioseninkassos eine langfristige Forderungsüberwachung an. Der Schuldner kann dabei über einen Zeitraum von bis zu 30 Jahren beobachtet werden. Verbessert sich seine finanzielle Lage, können offene Beträge erneut eingefordert werden, wodurch die Realisierung der Forderung auch langfristig möglich bleibt.

Wie Liquida Sie bei unbezahlten Rechnungen unterstützen kann

Liquida Inkasso steht Ihnen mit einer fundierten Beratung durch erfahrene Inkasso Fachkräfte zur Seite, die über tiefgehende Branchenkenntnisse verfügen. Durch ein strukturiertes mehrstufiges außergerichtliches Vorgehen und falls erforderlich auch durch die Einleitung gerichtlicher Maßnahmen wird konsequent darauf hingearbeitet, Ihre offenen Forderungen zügig zu realisieren.

Auf Wunsch übernehmen wir für Sie den kompletten Mahnablauf. Sie müssen sich dadurch weder mit Fristen noch mit Formulierungen oder organisatorischen Abläufen beschäftigen. Sämtliche Schreiben werden individuell erstellt und können in Ihrem eigenen Corporate Design sowie auf Ihrem Geschäftspapier versendet werden. So bleibt Ihr professioneller Außenauftritt jederzeit erhalten und Sie gewinnen wertvolle Zeit für Ihr Tagesgeschäft.

Über unser Kundenportal haben Sie jederzeit Einblick in den aktuellen Stand Ihrer Vorgänge. Alle Bearbeitungsschritte sind transparent einsehbar, sodass Sie stets informiert bleiben und die volle Kontrolle über Ihre Fälle behalten.