Inkassoverfahren: Bedeutung, Ablauf & Kosten

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Inkassoverfahren dient dazu, offene Forderungen im Auftrag des Gläubigers einzubringen und Zahlungsausfälle zu vermeiden.
• Voraussetzungen sind eine berechtigte Forderung und Zahlungsverzug des Schuldners. Eine Mahnung ist empfehlenswert, aber gesetzlich nicht zwingend erforderlich.
• Das Verfahren umfasst mehrere Schritte: außergerichtliche Einigung, gerichtliche Mahnklage, nachgerichtliche Exekution und gegebenenfalls langfristige Überwachung offener Forderungen.
• In der vorgerichtlichen Phase versucht das Inkassounternehmen, eine freiwillige Zahlung oder Ratenvereinbarung zu erreichen. Erst wenn dies scheitert, wird der Fall an das Gericht übergeben.
• Die Kosten eines Inkassoverfahrens richten sich nach der Höhe der Forderung und dem Bearbeitungsaufwand. In der Regel trägt der Schuldner diese Kosten, da sie Folge seines Zahlungsverzugs sind.
• Ein Inkassoverfahren lohnt sich, wenn eigene Mahnungen ohne Erfolg bleiben. Es spart Zeit, reduziert interne Aufwände und hat eine hohe Wahrscheinlichkeit, offene Beträge erfolgreich einzubringen.
• Die meisten Forderungen können durch das Inkasso innerhalb weniger Wochen realisiert werden.

Wenn eine Rechnung auch nach mehreren Mahnungen offen bleibt, stehen viele Unternehmen und Selbstständige vor der Entscheidung, ob sie ein Inkassoverfahren einleiten sollen, wie dieses genau abläuft und wann der passende Zeitpunkt dafür ist.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Inkassoverfahren bedeutet, wie der Ablauf gestaltet ist, welche Kosten dabei entstehen und wer diese zu tragen hat. Außerdem wird gezeigt, wann sich ein Inkassoverfahren lohnt, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie ein Inkassounternehmen in der Praxis vorgeht.

Was ist ein Inkassoverfahren?

Ein Inkassoverfahren bezeichnet den Prozess, bei dem offene Forderungen von einem Schuldner eingetrieben werden. Ziel ist es, den ausstehenden Betrag im Auftrag des Gläubigers zu sichern und finanzielle Ausfälle zu vermeiden. Das Inkassounternehmen übernimmt dabei die gesamte Kommunikation mit dem Schuldner und versucht zunächst, eine außergerichtliche Einigung zu erreichen.

Bleiben diese Bemühungen erfolglos, kann das Inkassounternehmen im Namen des Gläubigers eine Mahnklage beim zuständigen Gericht einbringen. Reagiert der Schuldner darauf nicht, erlässt das Gericht einen Zahlungsbefehl, mit dem die Forderung zwangsweise durchgesetzt werden kann. Erhebt der Schuldner Einspruch gegen den Zahlungsbefehl, wird das Verfahren vor Gericht fortgesetzt und die Forderung inhaltlich geprüft.

Voraussetzungen und gesetzliche Grundlagen

Bevor ein Inkassoverfahren begonnen werden kann, müssen bestimmte rechtliche Voraussetzungen erfüllt sein. Wichtig ist, dass die Forderung gerechtfertigt ist und sich der Kunde bereits im Zahlungsverzug befindet.

Eine Forderung gilt als berechtigt, wenn das zugrunde liegende Geschäft ordnungsgemäß abgeschlossen wurde, die vereinbarte Leistung erbracht und die Rechnung richtig ausgestellt sowie zugestellt wurde.

Sobald die vereinbarte Zahlungsfrist abgelaufen ist und keine Zahlung erfolgt, kann der Gläubiger grundsätzlich den nächsten Schritt setzen. Auch wenn gesetzlich keine Mahnung vorgeschrieben ist, empfiehlt es sich aus wirtschaftlicher und praktischer Sicht, den Schuldner zunächst schriftlich an die offene Zahlung zu erinnern.

Ablauf eines Inkassoverfahrens

Ein Inkassoverfahren verläuft in mehreren Schritten, von der außergerichtlichen Klärung bis zur möglichen zwangsweisen Einbringung der Forderung. Wie der Ablauf im Detail aussieht, hängt davon ab, wie der Schuldner reagiert und ob die Forderung bestritten wird.

Vorgerichtliche Phase

In der vorgerichtlichen Phase versucht das Inkassounternehmen, die offene Forderung ohne Einschaltung des Gerichts einzubringen. Zunächst werden die übermittelten Daten geprüft, die Bonität des Schuldners bewertet und dieser in einem ersten Schreiben über die offene Forderung informiert. Der Schuldner kann den offenen Betrag begleichen oder eine Ratenzahlung vereinbaren.

Erfolgt keine Reaktion, folgen weitere Mahnschreiben und telefonische Kontaktaufnahmen, um eine einvernehmliche Lösung zu erzielen. Erst wenn alle diese Schritte erfolglos bleiben, kann der Fall an das zuständige Gericht übergeben und eine Mahnklage eingebracht werden.

Gerichtliche Phase

Kommt es im außergerichtlichen Verfahren zu keiner Einigung, kann das Inkassounternehmen für den Gläubiger beim zuständigen Gericht eine Mahnklage einbringen. Reagiert der Schuldner darauf nicht, erlässt das Gericht einen Zahlungsbefehl. Erhebt der Schuldner Einspruch, kann der Gläubiger entscheiden, ob er die Forderung im anschließenden Gerichtsverfahren weiterverfolgen möchte.

Nachgerichtliche Phase

Mit einem rechtskräftigen Zahlungsbefehl beginnt die nachgerichtliche Phase. In diesem Stadium können Exekutionsmaßnahmen wie Kontopfändungen oder Lohnexekutionen veranlasst werden. Häufig wird jedoch zuvor noch versucht, eine freiwillige Lösung zu erzielen, etwa durch eine Ratenzahlung, um zusätzliche Kosten und Aufwand zu vermeiden.

Dubioseninkasso

Bleibt die Forderung auch nach der Exekution unbezahlt, beginnt die Überwachungsphase. Das Inkassounternehmen überprüft in regelmäßigen Abständen die wirtschaftliche Situation des Schuldners, um mögliche Zahlungschancen zu erkennen. Ein rechtskräftiger Zahlungsbefehl behält in Österreich 30 Jahre seine Gültigkeit, wodurch eine langfristige Überwachung der Forderung möglich ist.

Kosten und Gebühren eines Inkassoverfahrens

Ein Inkassoverfahren bringt unterschiedliche Kosten mit sich, die im Zusammenhang mit der Bearbeitung einer offenen Forderung entstehen. Grundsätzlich muss der Schuldner diese Aufwendungen tragen, da sie durch seinen Zahlungsverzug verursacht werden.

Die Kosten für Inkassodienstleistungen sind gesetzlich festgelegt und richten sich nach der Höhe der Forderung, dem erforderlichen Aufwand und den erbrachten Leistungen.

Zu den typischen Tätigkeiten eines Inkassounternehmens zählen Mahnschreiben, Bonitätsprüfungen, die Ermittlung des Aufenthaltsortes, telefonische Kontaktaufnahmen mit dem Schuldner sowie das Vereinbaren von Ratenzahlungen.

Laut § 1333 Abs. 2 ABGB können nur jene Kosten ersetzt werden, die für zweckmäßige und notwendige Maßnahmen entstehen. Die genaue Regelung findet sich in der Inkassoverordnung (BGBl. Nr. 141/1996 idgF, zuletzt BGBl. II Nr. 103/2005), die Höchstsätze für einzelne Leistungen festlegt.

Weitere Informationen zu Inkassokosten und Beispielrechnungen finden Sie in unserem Ratgeber: Inkasso beauftragen – welche Kosten entstehen wirklich?

Lohnt sich ein Inkassoverfahren?

Ein Inkassoverfahren zahlt sich immer dann aus, wenn eigene Mahnungen und Zahlungserinnerungen keine Wirkung zeigen. Wer über längere Zeit weiter erinnert oder telefoniert, investiert Personal, Zeit und Geld, ohne dass am Ende ein Ergebnis erzielt wird.

Ein professionelles Inkassounternehmen leistet weit mehr als nur das Versenden von Mahnschreiben. Durch gezielte außergerichtliche Maßnahmen und eine individuelle Ansprache des Schuldners können die meisten offenen Forderungen erfolgreich eingebracht werden. Bevor gerichtliche Schritte gesetzt werden, prüfen die Fachleute die Bonität des Schuldners und die Erfolgsaussichten, um sicherzustellen, dass das Vorgehen wirtschaftlich sinnvoll ist.

Kurz gesagt: Inkasso lohnt sich, weil es interne Aufwände reduziert und Zahlungsausfälle verringert. Jede unbezahlte Rechnung bedeutet einen echten Verlust und schwächt die Liquidität. Inkasso unterstützt dabei, offene Forderungen doch noch erfolgreich einzubringen.

Wie lange dauert ein Inkassoverfahren?

Die Dauer eines Inkassoverfahrens kann je nach Fall unterschiedlich sein. Entscheidend sind dabei Faktoren wie die Art des Schuldners, sein Wohn- oder Unternehmenssitz sowie die Höhe der offenen Forderung. Aufgrund unserer Erfahrung aus jährlich mehreren Millionen bearbeiteten Fällen zeigt sich, dass ein großer Teil der Forderungen bereits innerhalb weniger Wochen erfolgreich eingebracht werden kann. Viele Schuldner reagieren schon auf das erste Mahnschreiben und begleichen den offenen Betrag rasch.

Im Durchschnitt erreicht Liquida Inkasso eine Erfolgsquote von rund 65 Prozent innerhalb von 40 Tagen und 86 Prozent innerhalb von 120 Tagen. Im Rahmen einer kostenlosen Erstberatung erhalten Sie eine fundierte Einschätzung, die sich an branchenspezifischen Erfahrungswerten orientiert.

Inkassoverfahren einleiten

Wird eine Rechnung nicht innerhalb der vereinbarten Frist bezahlt, beginnt der Ablauf in der Regel mit einer Zahlungserinnerung. Bleibt diese ohne Reaktion, folgen weitere Mahnungen. Reagiert der Schuldner auch dann nicht, sollte der Gläubiger ein Inkassoverfahren einleiten.

Bei Liquida ist die Übergabe offener Forderungen sicher und unkompliziert. Der Datentransfer kann über eine Schnittstelle, per Upload im Webportal, manuell im Portal oder per E-Mail erfolgen. Nach der Übergabe übernehmen wir die vollständige Bearbeitung des offenen Falls.

Über das Kundenportal behalten Sie während des gesamten Prozesses jederzeit den Überblick und können den aktuellen Bearbeitungsstand Ihrer Fälle laufend einsehen.

Wie Liquida Inkasso helfen kann

Liquida bietet Ihnen eine kompetente Beratung durch erfahrene Inkassospezialisten mit umfassendem Fachwissen und fundierten Branchenkenntnissen. Mit einem mehrstufigen vorgerichtlichen Inkassoverfahren bis hin zur Einleitung gerichtlicher Schritte sorgen wir für einen effizienten und wirkungsvollen Forderungseinzug. Dabei sind wir weltweit für Sie tätig.

Durch einen auf Ihre Anforderungen abgestimmten Workflow können wir Ihre Akten besonders schnell und effizient bearbeiten. So verkürzen sich die Außenstandstage und Ihre Liquidität verbessert sich spürbar.

Über unser Kundenportal haben Sie jederzeit Zugriff auf den aktuellen Bearbeitungsstand Ihrer Akten. Die vollständige Transparenz und Einsicht in alle Vorgänge stellen sicher, dass Sie stets bestens informiert sind.