Inkasso beauftragen: Das sollten Sie wissen

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Inkassobüro übernimmt die Forderungsbetreibung, entlastet vom administrativen Aufwand und arbeitet meist mit hohem Erfolg bei geringem Kostenrisiko.

• Beauftragung ist sinnvoll, sobald das Zahlungsziel abgelaufen ist und eine Mahnung erfolglos bleibt – unabhängig von der Höhe der Forderung.

• Inkassokosten sind in Österreich gesetzlich geregelt (§ 1333 ABGB, Inkassoverordnung); im Erfolgsfall trägt sie der Schuldner.

• Typische Leistungen: Mahnungen, Telefoninkasso, Bonitätsprüfungen, Ratenvereinbarungen, Adressermittlungen und Langzeitüberwachung (bis zu 30 Jahre).

• Auch internationale Forderungen können durch spezialisierte Inkassodienstleister effizient eingetrieben werden.

• Ein seriöses Inkassobüro erkennt man an Gewerbeberechtigung, IVÖ-Mitgliedschaft, transparenter Kostenstruktur, professionellem Umgang, Datenschutz und nachweisbarer Erfahrung.

Wann sollte man ein Inkassobüro beauftragen?

Oft vergeht zu viel Zeit, bis Unternehmen ein Inkassobüro einschalten. Ein frühzeitiges Vorgehen kann jedoch entscheidend sein, um Forderungen erfolgreich durchzusetzen.

Berechtigung der Forderung

Eine wesentliche Voraussetzung für den Einsatz eines Inkassounternehmens ist, dass die Forderung rechtmäßig besteht. Konkret heißt das: Die vereinbarte Leistung wurde erbracht, das Zahlungsziel ist abgelaufen und der Schuldner hat keinen Einspruch gegen die Forderung erhoben.

Zahlungsverzug

Wer darf ein Inkassobüro beauftragen?

Grundsätzlich kann jede Person, die offene Forderungen hat und Unterstützung bei deren Durchsetzung benötigt, ein Inkassounternehmen beauftragen – egal ob Privatperson, Selbstständiger oder Unternehmen.

Für Privatpersonen ist dies dann möglich, wenn ein gültiges Dokument wie etwa eine Rechnung oder ein unterschriebener Vertrag vorliegt. Ob der Einsatz eines Inkassobüros im jeweiligen Fall tatsächlich sinnvoll ist, sollte individuell geprüft werden.

Unternehmen und Selbstständige können unabhängig davon, ob ihre Forderungen gegenüber Verbrauchern (B2C) oder Geschäftskunden (B2B) bestehen, die Hilfe eines Inkassodienstleisters in Anspruch nehmen. Anbieter wie Liquida Inkasso sind in beiden Bereichen aktiv.

Rechtsanwalt oder Inkassobüro beauftragen?

Inkassounternehmen verfolgen in erster Linie außergerichtliche Lösungen, die schnell und kostengünstig umgesetzt werden können. Da sie häufig auf Erfolgsbasis tätig sind, haben Gläubiger dabei nur ein sehr geringes Risiko. Die Erfahrung zeigt zudem: Ein großer Teil der offenen Forderungen lässt sich bereits ohne Gerichtsverfahren klären.

Rechtsanwälte neigen dagegen häufiger dazu, den gerichtlichen Weg einzuschlagen. Dabei entstehen schon für das erste anwaltliche Schreiben Kosten – unabhängig davon, ob am Ende tatsächlich ein Zahlungserfolg erzielt wird. Notwendig wird anwaltliche Unterstützung insbesondere dann, wenn außergerichtliche Maßnahmen scheitern oder der Schuldner der Forderung widerspricht.

In der Praxis ist daher oft eine Kombination sinnvoll: Zuerst ein Inkassounternehmen beauftragen und, falls erforderlich, anschließend rechtliche Schritte über einen Anwalt setzen. Auf diese Weise bleiben die Kosten überschaubar und die Erfolgschancen hoch.

Weitere Details zu den Vor- und Nachteilen finden Sie in unserem Ratgeber: Inkasso oder Anwalt? Welche Wahl die richtige ist.

Ab welcher Forderungshöhe lohnt sich ein Inkassobüro?

Einen festen Mindestbetrag, ab dem Forderungen eingetrieben werden dürfen, gibt es nicht. Zwar legen manche Inkassodienstleister eigene Untergrenzen fest, grundsätzlich können aber auch kleinere Summen geltend gemacht werden. Wichtig ist: Sie haben Ihre Leistung erbracht, doch die Gegenleistung ist ausgeblieben. Selbst kleine Rechnungen summieren sich mit der Zeit und verursachen unnötige Verluste.

Besonders Unternehmen, die günstige Produkte oder Dienstleistungen anbieten, sind von offenen Kleinbeträgen betroffen. Viele unbezahlte Rechnungen können sich schnell zu einer spürbaren Gesamtsumme entwickeln und die Liquidität belasten. In solchen Fällen zahlt es sich aus, ein Inkassounternehmen einzuschalten. Ein erfahrener Dienstleister sorgt dafür, dass auch kleinere Forderungen konsequent verfolgt werden und mögliche Kettenreaktionen verhindert werden.

Noch immer sind viele Gläubiger der Ansicht, dass sich der Aufwand bei Kleinstbeträgen nicht lohnt und verbuchen diese als Verlust. Ein professionelles Inkassobüro kann jedoch gerade solche Forderungen häufig besonders schnell durchsetzen. Deshalb gilt: Auch bei kleinen Beträgen ist es sinnvoll, rechtzeitig Unterstützung in Anspruch zu nehmen.

Was kostet es, ein Inkassobüro zu beauftragen?

Die Kosten für Inkassodienstleistungen sind gesetzlich festgelegt und orientieren sich in der Regel an der Höhe der offenen Forderung, dem betriebenen Aufwand sowie den erbrachten Leistungen. Grundsätzlich gilt: Wird die Forderung erfolgreich durchgesetzt, hat der Schuldner die Inkassokosten zu tragen, da sie als Verzugsschaden gewertet werden. Für Gläubiger bedeutet das in den meisten Fällen ein sehr geringes Kostenrisiko.

Zu den typischen Kostenarten zählen:

• Mahnungen – schriftliche Zahlungsaufforderungen an den Schuldner

• Telefonische Kontaktaufnahmen – direkte Gespräche zur Klärung der Forderung

• Bonitätsprüfungen – Ermittlung der wirtschaftlichen Lage des Schuldners

• Ratenvereinbarungen – Erstellung und Verwaltung von Zahlungsplänen

• Adressermittlungen – Recherche bei unbekannt verzogenen Schuldnern

In Österreich sind die Inkassokosten klar gesetzlich geregelt. Nach § 1333 Abs. 2 ABGB können nur jene Aufwendungen ersetzt werden, die für zweckmäßige und notwendige Maßnahmen entstehen. Die genaue Ausgestaltung erfolgt durch die Inkassoverordnung (BGBl 141/1996 idgF, zuletzt BGBl 103/2005), welche Höchstsätze für einzelne Leistungen vorgibt.

Weitere Informationen zu Inkassokosten finden Sie in unserem Ratgeber: Inkasso beauftragen – welche Kosten entstehen wirklich?

Wie läuft ein Inkassoprozess ab?

Sobald ein Inkassobüro beauftragt wird, startet das Verfahren in der Regel mit einer ersten Zahlungsaufforderung, die per Brief oder E-Mail an den Schuldner versendet wird. Darin wird die aktuelle Forderungssumme detailliert aufgelistet. Bei Liquida Inkasso erhält der Schuldner zusätzlich Zugang zu einem Onlineportal, über das er die offene Rechnung sofort begleichen oder direkt Kontakt aufnehmen kann.

Kann das Schreiben nicht zugestellt werden, erfolgt zunächst eine Adressermittlung. Ergänzend wird häufig das Telefoninkasso eingesetzt, um offene Fragen zu klären und gegebenenfalls individuelle Raten- oder Zahlungsvereinbarungen zu treffen. Bleibt die Zahlung trotzdem aus, wird eine zweite Mahnung verschickt.

Verweigert der Schuldner die Zahlung auch nach diesen außergerichtlichen Maßnahmen, werden in Abstimmung mit dem Gläubiger gerichtliche Schritte eingeleitet. Dazu zählen Klage und Exekutionsantrag, die mit staatlichem Zwang durchgesetzt werden. Für den Schuldner führt das nicht nur zu weiteren Kosten, sondern auch zu möglichen Konsequenzen wie einem Besuch des Gerichtsvollziehers, Pfändungen oder Zwangsversteigerungen. Handelt es sich um eine strittige Forderung, kommt auch eine Klage in Betracht.

Sollte sich im Laufe des Verfahrens herausstellen, dass der Schuldner zahlungsunfähig ist oder die Forderung aktuell nicht durchgesetzt werden kann, bedeutet das nicht automatisch das Ende des Verfahrens. Viele Inkassodienstleister bieten in solchen Fällen eine Langzeitüberwachung an. Mit dem sogenannten Dubioseninkasso kann der Schuldner über einen Zeitraum von bis zu 30 Jahren beobachtet werden. Sobald wieder finanzielle Mittel vorhanden sind, können die offenen Beträge eingefordert werden.

Inkasso international beauftragen

Ihr Unternehmen hat internationale Kunden oder Ihr Schuldner befindet sich im Ausland? In diesem Fall ist es wichtig, ein Inkassounternehmen zu wählen, das über Erfahrung im grenzüberschreitenden Forderungsmanagement verfügt. Nur Dienstleister, die mit den jeweiligen rechtlichen Rahmenbedingungen und Geschäftspraktiken vertraut sind, vor Ort mit Partnern zusammenarbeiten und die Landessprache beherrschen, können offene Forderungen auch außerhalb Österreichs erfolgreich realisieren.

Der große Vorteil: Alle Schritte laufen koordiniert über einen Ansprechpartner, sodass Sie jederzeit den Überblick behalten – selbst wenn mehrere Länder betroffen sind.

Achten Sie deshalb bei der Wahl des Inkassodienstleisters darauf, dass Auslandsinkasso zum festen Leistungsangebot gehört und entsprechende internationale Kooperationen vorhanden sind. Liquida Inkasso bietet weltweite Inkassoleistungen an und steht Ihnen bei allen Fragen zu Ablauf und Kosten persönlich zur Seite.

Woran erkennt man ein seriöses Inkassobüro?

Um in Österreich Inkassodienstleistungen anbieten zu dürfen, ist eine entsprechende Gewerbeberechtigung erforderlich. Für die Erteilung müssen bestimmte persönliche und fachliche Voraussetzungen erfüllt sein. Ob ein Inkassoinstitut tatsächlich rechtmäßig tätig ist, lässt sich einfach über das Gewerbeinformationssystem Austria (GISA) überprüfen.

Trotzdem sind am Markt immer wieder unseriöse Anbieter aktiv. Umso wichtiger ist es, genau hinzusehen. An folgenden Kriterien erkennen Sie ein vertrauenswürdiges Inkassounternehmen:

• Gewerbeberechtigung: Das Unternehmen ist im GISA registriert und erfüllt die rechtlichen Voraussetzungen.

• Mitgliedschaft: Eine Mitgliedschaft im Inkassoverband Österreich (IVÖ) gilt als zusätzliches Qualitätssiegel.

• Transparenz: Offene Kommunikation und vollständige Akteneinsicht ermöglichen Ihnen jederzeit Einblick in den Bearbeitungsstand.

• Faire Kostenstruktur: Die Gebühren richten sich nach gesetzlichen Vorgaben und sind klar nachvollziehbar.

• Seriöser Umgang mit Schuldnern: Der Ton bleibt respektvoll und sachlich – ohne Druckmittel oder Drohungen.

• Datenschutz: Alle sensiblen Informationen werden mit größter Sorgfalt behandelt.

• Referenzen: Nachweisbare Erfahrung und zufriedene Kunden stärken das Vertrauen.

Ein seriöses Inkassounternehmen zeichnet sich somit durch Rechtskonformität, Transparenz und einen professionellen Umgang mit allen Beteiligten aus. Liquida Inkasso erfüllt all diese Anforderungen und unterstützt Sie dabei, Ihre offenen Forderungen erfolgreich einzutreiben.

Wie Liquida Inkasso helfen kann

Liquida Inkasso bietet Ihnen eine fachkundige Beratung durch erfahrene Spezialisten, die über tiefgehendes Branchenwissen verfügen. Mit einem klar strukturierten, mehrstufigen Verfahren – beginnend bei außergerichtlichen Maßnahmen bis hin zur Einleitung rechtlicher Schritte – sorgen wir für einen erfolgreichen Forderungseinzug, auch über die Landesgrenzen hinaus.

Dank individuell abgestimmter Abläufe werden Ihre Fälle zügig und effizient bearbeitet. Auf diese Weise verkürzen Sie Ihre Außenstandstage und stärken langfristig Ihre Liquidität.

Über unser Kundenportal können Sie jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen. Maximale Transparenz und vollständiger Zugriff auf alle Daten stellen sicher, dass Sie stets bestens informiert sind.