Inkasso beauftragen: Welche Kosten entstehen wirklich?

Das Wichtigste in Kürze

• Inkassokosten sind gesetzlich geregelt (§ 1333 ABGB, Inkassoverordnung) und richten sich nach Forderungshöhe, Aufwand und erbrachten Leistungen.

• Grundsätzlich trägt der Schuldner die Inkassokosten als Teil des Verzugsschadens; der Gläubiger bezahlt nur vorläufig.

• Typische Inkassoleistungen: Mahnschreiben, Bonitätsprüfungen, Schuldnerermittlungen, Ratenvereinbarungen, Langzeitüberwachung.

• Zahlt der Schuldner nicht, können gemeinsam mit einem Anwalt gerichtliche Schritte wie Klage, Exekution oder Pfändung eingeleitet werden.

• Inkasso reduziert Aufwand im Unternehmen und bietet eine hohe Chance, offene Forderungen erfolgreich einzutreiben.

Sie spielen mit dem Gedanken, ein Inkassounternehmen zu beauftragen, möchten aber vorab genau wissen, welche Kosten dabei entstehen können? Diese Überlegung haben viele Unternehmer und Selbstständige, sobald offene Rechnungen nicht beglichen werden und das eigene Mahnwesen an seine Grenzen stößt.

Gerade rund um Inkassokosten kursieren viele falsche Vorstellungen. Manche erwarten enorme Gebühren, die am Ende den Nutzen übersteigen könnten. Andere glauben hingegen, dass Inkassodienstleistungen überhaupt nichts kosten. Die Wirklichkeit liegt jedoch dazwischen: Die Höhe der Kosten ist gesetzlich geregelt und richtet sich nach mehreren Kriterien – etwa nach der Forderungssumme, dem Arbeitsaufwand des Inkassounternehmens und den erbrachten Leistungen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich die Kosten für ein Inkassounternehmen tatsächlich zusammensetzen, wer sie tragen muss und weshalb das Risiko für Gläubiger in den meisten Fällen überschaubar bleibt.

Wann lohnt es sich, ein Inkassounternehmen zu beauftragen?

Ein Inkassounternehmen zu beauftragen ist besonders sinnvoll, wenn eigene Bemühungen, die Zahlung einzufordern, ins Leere laufen und der Schuldner weiterhin nicht reagiert. Oft haben Unternehmen bis dahin bereits mehrere Schreiben verschickt oder wiederholt an die Begleichung erinnert. Mitunter wurde sogar telefonisch oder im persönlichen Gespräch versucht, eine Einigung zu erzielen. Bleibt dennoch jede Maßnahme erfolglos, empfiehlt es sich, die Forderung zeitnah an ein Inkassounternehmen zu übergeben. Denn je länger der Vorgang hinausgezögert wird, desto geringer stehen die Chancen auf eine Zahlung. Zudem verursachen weitere Mahnstufen unnötigen Aufwand und binden Ressourcen, die an anderer Stelle dringend gebraucht werden.

Wann fallen Kosten an?

Wenn ein Kunde eine offene Rechnung nicht bezahlt entsteht für das Unternehmen ein finanzieller Schaden. Die Kosten für Material, Personal oder Transport sind bereits angefallen und auch ein Gewinn war einkalkuliert. Um die Forderung dennoch einzutreiben beauftragen viele Firmen ein Inkassobüro.

Für diese Arbeit verlangt das Inkassobüro ein Entgelt. Grundsätzlich gilt: Der Schuldner muss diese Kosten ersetzen da sie Teil des sogenannten Verzugsschadens sind. Durch seine Nichtzahlung hat er die Situation selbst verursacht. Es ist daher gerechtfertigt dass er auch für die zusätzlichen Kosten aufkommt.

Rechtlich ist keine Mahnung erforderlich – die Forderung wird bereits mit Rechnungsstellung fällig. Aus praktischen und wirtschaftlichen Gründen empfiehlt es sich jedoch den Schuldner zunächst einmal zu mahnen, freundlich und gegebenenfalls telefonisch. Mehrfache Mahnungen bringen erfahrungsgemäß wenig und verursachen eher weitere Kosten und Zeitaufwand. Sinnvoll ist es daher ein Inkassobüro nach Ablauf der Zahlungsfrist der ersten Mahnung einzuschalten.

Welche Kosten gibt es?

Beauftragt ein Gläubiger ein Inkassobüro mit der Einbringung offener Forderungen, entstehen dafür sogenannte Inkassokosten. Dabei handelt es sich um ein Entgelt für die erbrachten Leistungen – vergleichbar mit dem Werklohn eines Handwerkers oder Dienstleisters. Zu den typischen Tätigkeiten gehören Mahnschreiben, Bonitätsprüfungen, die Ermittlung des Aufenthaltsortes, Telefonate mit dem Schuldner oder der Abschluss von Ratenvereinbarungen.

Rechtlich wird zwischen zwei Kostenarten unterschieden: Auftraggeberkosten, die zunächst der Gläubiger trägt, sowie Schuldnerkosten, die direkt vom Schuldner zu bezahlen sind. In der Praxis werden diese Kosten jedoch fast immer vom Schuldner übernommen, sobald er in Zahlungsverzug ist.

Wie werden die Kosten berechnet?

Die Höhe der Inkassokosten ist in Österreich gesetzlich geregelt. § 1333 Abs. 2 ABGB erlaubt nur den Ersatz jener Kosten, die für zweckentsprechende und notwendige Maßnahmen anfallen. Konkretisiert wird dies durch die Inkassoverordnung (BGBl 141/1996 idgF, zuletzt BGBl 103/2005), die Höchstsätze für einzelne Leistungen festlegt.

Bemessungsgrundlage ist einerseits die Höhe der offenen Forderung, andererseits die tatsächlich erbrachten Leistungen des Inkassobüros. Auch weniger sichtbare Tätigkeiten – etwa die laufende Evidenzhaltung bei Ratenzahlungen – sind darin berücksichtigt.

Entscheidend ist immer, dass die Kosten in einem angemessenen Verhältnis zum Aufwand stehen. Überhöhte oder unnötige Maßnahmen sind nicht zulässig. Damit ist sichergestellt, dass Schuldner nur für notwendige Schritte belastet werden, während Gläubiger auf ein transparent geregeltes System vertrauen können.

Wer trägt die Kosten?

Grundsätzlich gilt: Die Kosten eines Inkassoverfahrens müssen vom Schuldner getragen werden, wenn er seine Zahlungsverpflichtungen nicht erfüllt hat. Rechtlich stützt sich dies auf § 1333 Abs. 2 ABGB, wonach der Schuldner dem Gläubiger die notwendigen Betreibungskosten ersetzen muss.

Das Inkassobüro verrechnet seine Leistungen zunächst gegenüber dem Gläubiger. Dieser kann die entstandenen Kosten jedoch als Schadenersatz vom Schuldner zurückfordern. In der Praxis bedeutet das, dass der Schuldner die gesamten Inkassokosten übernehmen muss, sobald er in Zahlungsverzug geraten ist.

Eine Ausnahme betrifft lediglich die Umsatzsteuer auf die Betreibungskosten: Diese wird vom Auftraggeber des Inkassobüros bezahlt, sofern er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. In allen anderen Punkten liegt die Kostenlast beim Schuldner.

Was passiert, wenn der Schuldner nicht zahlt?

Verweigert der Schuldner die Zahlung oder zeigt er keine Bereitschaft zur Zusammenarbeit, kann das Inkassounternehmen gemeinsam mit einem Rechtsanwalt gerichtliche Schritte einleiten. Dazu zählen Klage und Exekutionsantrag, die bei Bedarf mit staatlichem Zwang durchgesetzt werden. Für den Schuldner führt das nicht nur zu weiteren Kosten, sondern auch zu möglichen Konsequenzen wie Pfändungen, Zwangsversteigerungen oder einem Besuch des Gerichtsvollziehers.

Inkassokosten im Vergleich: Inkasso oder Anwalt

Ob man ein Inkassobüro beauftragt oder einen Rechtsanwalt hinzuzieht – im Erfolgsfall trägt stets der Schuldner die entstehenden Kosten, die sich nach der Höhe der Forderung richten. Da viele Inkassodienstleister auf Erfolgsbasis arbeiten, hat der Auftraggeber bei einer erfolglosen außergerichtlichen Bearbeitung nur ein sehr geringes Kostenrisiko. Bei einem Rechtsanwalt fallen hingegen für jede Tätigkeit Honorare an – selbst dann, wenn die Forderung letztlich nicht eingetrieben werden kann.

Gerade bei unstrittigen Forderungen ist Inkasso häufig die schnellere und kostengünstigere Lösung. Wird der Fall jedoch angefochten oder landet vor Gericht, ist die Unterstützung durch einen Rechtsanwalt unverzichtbar. In vielen Situationen bietet eine Kombination beider Wege – also zunächst Inkasso und anschließend bei Bedarf die Einschaltung eines Anwalts – die besten Erfolgsaussichten bei überschaubarem Risiko.

Mehr Details und eine Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile finden Sie in unserem Ratgeber: Inkasso oder Anwalt? Welche Wahl die richtige ist

Fazit: Lohnt sich Inkasso für mich

Inkasso zahlt sich besonders dann aus, wenn eigene Mahnungen oder Zahlungserinnerungen ohne Wirkung bleiben. Wer über Wochen oder Monate hinweg selbst Briefe verschickt oder regelmäßig nachtelefoniert, investiert viel Zeit, Personal und Geld – ohne Gewissheit, dass am Ende tatsächlich etwas bezahlt wird. Diese Kosten sind häufig höher, als viele Unternehmer glauben.

Ein professioneller Inkassodienst bietet weit mehr als das bloße Versenden von Mahnschreiben. Mit gezielten außergerichtlichen Maßnahmen und einer direkten Ansprache der Schuldner lassen sich die meisten offenen Forderungen erfolgreich durchsetzen. Sollte ein gerichtliches Verfahren notwendig werden, werden im Vorfeld Bonität und Erfolgschancen geprüft, um das Risiko realistisch einschätzen zu können.

Kurz gesagt: Inkasso lohnt sich, weil es den Aufwand im Unternehmen reduziert und Zahlungsausfälle senkt. Jede offene Rechnung verursacht Ärger und zusätzliche Kosten. Inkasso unterstützt Sie dabei, offene Beträge doch noch einzubringen.

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